每每遇到這種情況有沒有感到無奈。每次開電腦等郵箱的時(shí)候，總會(huì)提示服務(wù)器端郵箱快滿了，提示需要手動(dòng)清除服務(wù)器端郵件或者自動(dòng)清除幾個(gè)月前的郵件。即便剛開始是不在意，但是又能忽略多久呢？是不是郵箱滿了只有刪除這一種選擇呢？

一、郵件歸檔

郵件歸檔就是把電子郵件聯(lián)系人分類保存，通過靈活設(shè)置收信規(guī)則策略，對(duì)進(jìn)出郵件信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類歸檔，方便快速查找以后后期刪除。對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行多層次審核歸類，也便于對(duì)郵箱信息整合和統(tǒng)一管理，便于在發(fā)生數(shù)據(jù)意外丟失時(shí)快捷恢復(fù)郵件。

二、郵件存檔

對(duì)于工作中頻繁使用郵箱的人來說，郵件不僅僅是一種用電子手段提供信息交換的通信方式，有的時(shí)候完整的郵件往來記錄還可以還原一個(gè)事件的處理過程以及結(jié)果原因。因此能不刪除的情況下，最好不要輕易的刪除郵件，可以將服務(wù)器的郵件存檔到本地，這樣服務(wù)器上郵件會(huì)減少，本地的存檔郵件可以隨時(shí)查看。

在郵件存檔時(shí)，最好按照一定的規(guī)律來，例如按照月份，按照郵件聯(lián)系人等。存儲(chǔ)位置最好不要在C盤上，以免郵件過多，影響電腦的反應(yīng)速度。都選擇好以后，選存檔后刪除原郵件，點(diǎn)擊開始存檔。

存檔完成后，客戶端上顯示的郵件將不再會(huì)有已經(jīng)存檔的郵件，在郵件存檔目錄中會(huì)生成相應(yīng)的文件，需要查看存檔郵件時(shí)雙擊即可查看。即把郵件存檔了，又解決了郵箱容量不足的問題。

三、整理文件夾

郵箱容量里包含了收件箱、發(fā)件箱、已刪除等文件夾里的文件，在日常使用中，可以清理掉一部分不需要的郵件，釋放郵箱空間，減少了后期大批量刪除的工作量。這類的文件夾一般包括垃圾郵件、廣告郵件、訂閱郵件以及草稿箱。 對(duì)于收件箱里帶有超大附件的郵件，在查看時(shí)辨別一下是否要保留，若是重要最好下載到電腦上，若是不重要?jiǎng)h除就可以了。

對(duì)于收件箱的郵件來說，收到的回執(zhí)是可以隨手刪除的。如果您不是經(jīng)常出差，且使用固定的電腦收發(fā)郵件，建議您可以通過客戶端軟件（例如華夏云郵、FOXMAIL）將郵箱里的郵件下載到本地并定期進(jìn)行備份。

四、升級(jí)郵箱 

如果是經(jīng)常出差需要把重要的郵件全部保留在郵箱里的的人員，即便已清理了所有文件夾里不必要的郵件，郵箱容量仍會(huì)達(dá)到上限。對(duì)于他們而言，郵箱容量不足也就意味著這個(gè)郵箱賬號(hào)不能在繼續(xù)使用。在這種情況下建議升級(jí)郵箱。升級(jí)郵箱就可以擴(kuò)大郵箱容量確保郵件正常收發(fā)。

五、企業(yè)郵箱

對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說，日常的工作就是收發(fā)郵件，每天都有發(fā)送郵件的任務(wù)。如果在這個(gè)行業(yè)做久了，郵箱里存儲(chǔ)的郵件會(huì)更多，誰也不能保證現(xiàn)在認(rèn)為不重要的已發(fā)送，會(huì)不會(huì)是潛在客戶，如何才能從根本上解決郵箱容量有上線的問題呢？使用企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱無限空間，還是最適合商務(wù)人士，再也不用擔(dān)心會(huì)有郵箱滿了的提示。